Privacyverklaring.

Sanders US Tax Services B.V. (hierna: Sanders, wij of ons) gaat zorgvuldig om met uw persoonsgegevens. In deze privacyverklaring leggen wij uit welke gegevens wij verwerken, waarom wij dat doen, met wie wij gegevens kunnen delen en welke rechten u heeft.

1. Wie is verantwoordelijk voor uw persoonsgegevens?

Sanders US Tax Services B.V. is verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerkingen die in deze verklaring worden beschreven, voor zover wij het doel en de middelen daarvan bepalen.

• Vestigingsadres: Veerkade 6, Rotterdam.
• E-mailadres voor privacy-vragen en verzoeken: info[at]sandersustax.com.

Wanneer een andere Sanders-entiteit uw opdracht uitvoert of zelfstandig verantwoordelijk is voor een verwerking, informeren wij u waar nodig over de identiteit en rol van die entiteit.

2. Hoe verkrijgen wij persoonsgegevens?

Wij ontvangen persoonsgegevens wanneer u contact met ons opneemt, informatie aanvraagt, cliënt wordt, documenten aanlevert of solliciteert. Dat kan bijvoorbeeld via onze website, e-mail, telefoon, een videogesprek of een digitaal cliëntportaal.

Daarnaast kunnen wij gegevens ontvangen van uw partner, uw gemachtigde, een andere adviseur of een instantie, voor zover dat noodzakelijk en toegestaan is. Waar nodig raadplegen wij openbare registers of andere rechtmatige bronnen, bijvoorbeeld voor cliëntenonderzoek.

Als u persoonsgegevens van anderen aan ons verstrekt, zoals van uw partner of kinderen, verzoeken wij u hen hierover te informeren, voor zover dat passend en mogelijk is.

3. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Welke gegevens wij nodig hebben, hangt af van uw vraag, onze opdracht en de toepasselijke wettelijke verplichtingen. Het kan gaan om:

• Naam, adres, woonplaats, telefoonnummer en e-mailadres.
• Geboortedatum, geboorteplaats, nationaliteit, burgerlijke staat en gezinssamenstelling.
• Informatie over uw fiscale woonplaats, verblijfsstatus en eventuele Amerikaanse nationaliteit of green card.
• Identificatiegegevens en, uitsluitend voor zover noodzakelijk en wettelijk toegestaan, gegevens uit uw identiteitsdocument.
• Fiscale identificatienummers, zoals uw BSN, Social Security Number (SSN) of Individual Taxpayer Identification Number (ITIN).
• Gegevens over inkomen, dienstverbanden, ondernemingen, deelnemingen, bankrekeningen, beleggingen, onroerend goed, pensioenen, schulden, schenkingen en nalatenschappen.
• Belastingaangiften, aanslagen, loonstroken, financiële overzichten, fiscale adviezen en correspondentie met belastingautoriteiten.
• Gegevens over onze opdracht, facturatie, betalingen en communicatie met u.
• Bij sollicitaties: uw cv, motivatie, werkervaring en andere relevante gegevens die u verstrekt.
• Technische gegevens bij websitegebruik, zoals uw IP-adres, browsertype en bezochte pagina’s, voor zover deze daadwerkelijk worden verzameld. [Afstemmen op de gebruikte website- en analysetools.]

Wij beperken de verwerking tot gegevens die nodig zijn voor het betreffende doel. Wij vragen u geen overbodige persoonsgegevens aan te leveren.

4. Bijzondere persoonsgegevens en identificatienummers

Voor fiscale werkzaamheden kunnen documenten soms bijzondere persoonsgegevens bevatten, bijvoorbeeld gezondheidsgegevens bij een vraag over de fiscale behandeling van zorgkosten. Wij verwerken zulke gegevens alleen als dit noodzakelijk is en daarvoor zowel een geldige AVG-grondslag als een toepasselijke uitzondering op het verwerkingsverbod bestaat. Waar nodig vragen wij uw uitdrukkelijke toestemming.

Het BSN en Amerikaanse fiscale identificatienummers zijn gevoelige identificatiegegevens. Wij gebruiken deze uitsluitend voor toegestane doeleinden, bijvoorbeeld om belastingaangiften en fiscale rapportages te verzorgen. Voor het BSN gelden specifieke wettelijke regels.

Gegevens van kinderen kunnen nodig zijn voor de aangifte of advisering van een gezin. Onze website is niet specifiek op kinderen gericht.

6. Met wie delen wij persoonsgegevens?

Wij delen persoonsgegevens alleen als daarvoor een geldige grondslag bestaat en voor zover dat nodig is voor het betreffende doel. Ontvangers kunnen zijn:

• Medewerkers en betrokken Sanders-entiteiten die bijdragen aan de voorbereiding, controle, advisering of ondersteuning van uw dossier.
• Leveranciers van belastingsoftware, hosting, documentbeheer, cliëntportalen, CRM-, communicatie- en andere IT-diensten.
• Door u betrokken of door ons ingeschakelde adviseurs en specialisten, voor zover noodzakelijk en toegestaan.
• Belastingautoriteiten en andere bevoegde instanties, zoals de Belastingdienst, de IRS en FinCEN.
• Juridische adviseurs, verzekeraars en andere partijen voor zover noodzakelijk bij bijvoorbeeld een geschil of wettelijke verplichting.

Met partijen die namens ons als verwerker optreden, sluiten wij een verwerkersovereenkomst. Andere ontvangers kunnen zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke zijn en hebben dan hun eigen privacyverplichtingen.

12. Vragen of klachten

Neem bij vragen of klachten over de verwerking van uw persoonsgegevens contact met ons op. Wij bespreken uw zorgen graag met u.

U heeft daarnaast het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via www.autoriteitpersoonsgegevens.nl, of bij een andere bevoegde privacytoezichthouder.

13. Wijzigingen

Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen als onze dienstverlening, werkwijze of de wetgeving verandert. De meest recente versie wordt op onze website gepubliceerd. De datum bovenaan deze verklaring geeft aan wanneer deze voor het laatst is bijgewerkt.